#1 To-Do-Listen zur Übersicht
Na klar, das offensichtliche zuerst: To-Do-Listen helfen, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Ob klassisch handschriftlich oder digital mithilfe eines von zahlreichen Zeitmanagement-Tools, bleibt dir selbst überlassen. Doch wie solltest du dabei vorgehen? Teile große Aufgaben in kleinere Unteraufgaben auf. Schätze zudem für jeden Task die nötige Zeit realistisch ein. Das mag anfangs schwieriger sein, mit Erfahrungswerten wird es dir dann aber leichter fallen. Berücksichtige auch Puffer, falls mal eine Aufgabe länger braucht als zunächst gedacht! Andere Aufgaben kannst du dafür umso schneller abhaken, indem du sie an andere überträgst – auch das ist Teil einer guten Arbeitseinteilung. Hinterfrage dich zudem regelmäßig, ob deine Planung noch weiter optimiert werden kann. Diese fünf Schritte nennen sich ALPEN-Methode.
#2 Strukturen und Routinen
Wenn du dich zu schnell ablenken lässt, probiere es doch mal mit der Pomodoro-Technik, die sich auch hervorragend für Lernphasen eignet: 25 Minuten konzentriert (und ohne Ablenkung 📵😉) an einer Aufgabe arbeiten, anschließend 5 Minuten Pause gönnen. Nach vier von diesen Durchgängen gibt’s eine längere Pause von 30 Minuten.
Egal, ob Pomodoro-Technik oder ALPEN-Methode – diese Ansätze haben gemeinsam, dass sie Strukturen und Routinen schaffen sowie Prioritäten für wichtige Aufgaben setzen. Mithilfe dieser Ideen kannst du dir Gewohnheiten antrainieren und ein Gerüst schaffen, an dem du dich orientieren kannst.
#3 Ungeliebte Aufgaben zuerst
„Eat the frog“ lautet hier das Motto. Wenn du die nervigste Aufgabe des Tages (den Frosch) direkt als erstes angehst, schmeckt der Rest des Tages viel besser. Du hast den ganzen Tag ein positives Gefühl, dass du das schlimmste schon hinter dir hast und kannst so die übrige Zeit nutzen, um Aufgaben zu bearbeiten, die dir leichter von der Hand gehen. Ein durchschnittlicher Mensch ist vormittags am produktivsten, zur Mittagszeit folgt ein größeres Tief, nachmittags dann nochmal ein Aufschwung. Konkret bedeutet das für dich also, dass du einfache Tasks, die nicht viel Konzentration benötigen, gut rund um die Mittagspause planen kannst!
#4 Nächsten Arbeitstag vorplanen
Um gut für den nächsten Arbeitstag vorbereitet zu sein, lohnt es sich, am Ende des Tages bereits vorauszuschauen, welche Termine deinen morgigen Zeitplan schon belegen, und deine restlichen To-Dos um diese herum zu planen. Vielleicht ist es für dich sinnvoll, schon vorab einen noch freien Time Slot für deine Arbeitseinteilung zu blocken, um in diesem Zeitraum keine anderen Termine mehr annehmen zu können.
Damit du eventuell nicht geschaffte Aufgaben erneut für den nächsten Tag einteilen kannst, solltest du nur etwa 60% deiner Arbeitszeit verplanen. Die restlichen 40% sind für kurzfristige Aufgaben reserviert, die dich im Laufe eines Tages erreichen oder eben am Vortag nicht erledigt werden konnten.
#5 Störquellen reduzieren, gutes Arbeitsklima schaffen
Geplante Aufgaben sollten in der angedachten Zeit geschafft werden. Indem du potenzielle Störquellen reduzierst, die dich leicht ablenken, geht das deutlich leichter. Also: Smartphone weglegen, Mail Notifications deaktivieren, Schreibtisch clean halten und nur mit Unterlagen belegen, die zur aktuellen Aufgabe gehören, um nicht zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen. Wenn du dann auch noch regelmäßig lüftest, um für genügend Sauerstoff für dein Gehirn zu sorgen, und dich in deinen kurzen Pausen bewegst, arbeitet es sich direkt viel leichter. 😉
Hast du weitere Tipps, wie du dein Time Management meisterst? Dann lass es uns in den Kommentaren wissen! Für Fragen kannst du gerne unsere Fragebox nutzen.